Comment accorder une avance sur salaire ?

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Comment accorder une avance sur salaire ?

Comment accorder à un salarié une avance sur salaire sans risque et comment la récupérer par la suite ?

Réaliser les bonnes formalités

L’avance sur salaire n’est pas une obligation

Lorsque l’employeur verse une somme correspondant à un travail non encore effectué par le salarié, il lui consent une avance. Cette avance sur salaire peut être en espèces , par chèque ou par virement selon les règles autorisant ou non certains modes de paiement en fonction du montant avancé. Il n’est en aucun cas tenu d’accepter la demande d’avance d’un salarié.

L’avance doit être distinguée de l’acompte, qui consiste à verser la rémunération d’une période de travail déjà effectuée avant l’échéance normale de la paie. Les règles de récupération sur le salaire ne sont pas les mêmes.

Faire signer un reçu au salarié

Si l’employeur accepte la demande du salarié, il paraît plus prudent de lui faire signer un reçu précisant le montant de l’avance et la date précise du versement. Par la suite et en cas de litige, c’est au salarié d’apporter le preuve que l’avance a bien été remboursée.

Comment récupérer l’avance

Une retenue maximum de 1/10

L’employeur peut opérer une retenue sur le salaire au titre de l’avance. Les retenues successives doivent être au plus égales au 1/10 du salaire net exigible, sous réserve d’éventuels versements volontaires du salarié.

En pratique, l’employeur retient 1/10 du salaire net, tous éléments de salaire compris (indemnité de congés payés, indemnités compensatrices de congés payés ou de préavis, primes…), jusqu’à épuisement du montant de l’avance.

Des mensualités moindres peuvent être convenues avec le salarié. L’employeur doit également adapter les mensualités lorsque le salarié varie d’un mois à l’autre.

Exceptions à la règle du 1/10

Lorsque les sommes ont la nature de dommages et intérêts (par exemple : indemnité de clientèle des VRP, indemnité de licenciement, dommages et intérêts pour licenciement sans cause réelle et sérieuse…), l’employeur peut se rembourser intégralement de l’avance, sans être limité par la règle du 1/10.

Saisie et acompte

Distinguer l’avance des autres notions

La retenue de 1/10 effectuée au titre de l’avance sur salaire ne doit pas être confondue avec la part saisissable ou cessible du salaire, ni avec le remboursement d’un acompte. Ainsi, il est tout à fait possible que sur un même salaire, plusieurs retenues soient opérées : une, au titre du remboursement d’une avance, une, au titre d’une saisie des rémunérations et une dernière, au titre du remboursement d’acomptes.

Cas particulier

De même, cette limite ne s’applique pas aux sommes avancées pour l’acquisition d’outils et d’instruments nécessaires au travail et des matières ou matériaux dont le salarié a la charge et l’usage.

Bulletin et charges sociales

Lors du versement d’une avance, l’employeur n’a pas à décompter les charges sociales assises sur les salaires. Elles seront décomptées lors de l’établissement des payes, sur lesquelles les remboursements seront prélevés, et versées aux dates habituelles aux organismes de recouvrement.

La retenue doit, par ailleurs, figurer sur le bulletin de paie, après la rubrique « Net imposable ».

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