Contrôle URSSAF et pouvoir d’accès aux documents

Le contrôle URSSAF passe par l’exploitation de documents liés notamment à la paye.Les pouvoirs du contrôleur sont en ce domaine très vastes. Toutefois, ils ne sont pas sans limites. Les jugent tracent la frontière entre ce qui est permis et ce qui ne l’est pas.

Les document pouvant être communiqués…

Ces documents sont divers et dans le cadre du contrôle URSSAF, le contrôleur peut notamment demander à l’employeur de fournir les éléments suivants :

  • les fiches de paie,
  • les doubles des contrats de travail,
  • les bordereaux et DUCS,
  • les doubles des DADS,
  • les documents justifiant une exonération de charges,
  • les documents sur la prévoyance (par exemple, les contrats de prévoyance),
  • la répartition des taux de cotisations entre les parts salariales et patronales AGIRC/ARRCO,
  • les documents relatifs à la retraite supplémentaire,
  • des justificatifs de frais,
  • le livre des entrées et sorties de l’entreprise,
  • la convention collective ou l’accord d’entreprise, les accords de salaire, de participation, d’intéressement,
  • les livres de comptabilité,
  • les doubles des déclarations,
  • les statuts des sociétés,
  • les notes de service, livrets d’accueil ou tout autre support d’information remis aux salariés.

Avis de passage non limitatif

Certains de ces documents ont pu être mentionnés dans l’avis de passage préalable au contrôle que l’employeur a reçu. Mais l’URSSAF peut aussi lui en demander qui n’y figuraient pas, puisque la liste de l’avis de passage n’est absolument pas exhaustive.

Communiquer uniquement les documents utiles

Les documents nécessaires au contrôle

L’employeur n’est tenu de fournir à l’agent de contrôle que les seuls documents utiles (« nécessaires » au contrôle dit la réglementation) (Code de la sécurité sociale, article R. 243-59, al. 3).

Dans ce contexte, il doit même transmettre des documents anciens dès lors qu’ils présentent un lien avec l’actuel contrôle (exemple : accord de réduction du temps de travail, accord d’intéressement ou de participation).

En revanche, il peut décliner une demande portant sur des faits anciens sans rapport avec la période contrôlée.

Pour la même raison, l’employeur peut refuser de communiquer des documents personnels (par exemple, un agenda professionnel ou se rapportant à des questions complètement étrangères au contrôle).

Motiver un refus éventuel

L’employeur qui refuse de communiquer un document demandé par l’URSSAF dans le cadre du contrôle doit motiver sa décision afin d’éviter que ce refus ne soit interprété comme constitutif d’un obstacle à contrôle.

L’employeur doit en revanche savoir que son refus de communication lui interdit ensuite de se plaindre de la fixation d’un redressement sur la base des seuls documents exploités par l’URSSAF (Cour de cassation, 2ème Chambre civile, 23 juin 2009, n°08-17153, BC II n°173).

L’employeur doit communiquer les documents

Ni recherche, ni saisie…

L’employeur doit « présenter » aux agents chargés du contrôle tout document et permettre l’accès à tout support d’information qui lui est demandé par ces agents comme « nécessaires » à l’exercice du contrôle (Code de sécurité sociale, article R. 243-59, al.3).

L’inspecteur URSSAF ne peut pas rechercher lui-même les documents dont il a besoin. Il doit les demander à l’employeur, qui doit les lui « présenter ».

Pas de retrait sans autorisation

L’inspecteur URSSAF ne peut pas non plus emporter des documents que l’employeur lui communique sans autorisation de sa part. A fortiori, il ne peut emporter des documents qu’il saisirait lui-même (cour de cassation, Chambre sociale du 12 mars 1992, n°91-21952 D, annulant l’arrêt rendu en ce sens le 5 décembre 1991 sous le n°4288-PF).

Modèle d’opposition de l’employeur à l’utilisation du matériel informatique

A … (lieu), le … (date)

Lettre de préférence LR/AR

Objet : refus de mise à disposition du matériel informatique de l’entreprise à des fins de contrôle

Madame, Monsieur,

Les documents et informations qui doivent être mis à la disposition de l’inspecteur du recouvrement, durant le contrôle URSSAF effectué dans notre entreprise. Comme le permet l’article R.243-59-1 du code de la sécurité sociale, nous nous opposons à ce que notre matériel informatique soit utilisé à des fins de contrôle.

Nous mettons cependant à la disposition de l’inspecteur du recouvrement des copies des documents, des données et des traitements nécessaires à l’exercice de son contrôle.

Ces copies sont transmises sur des supports informatiques correspondant aux normes que vous avez définies.

Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.

Ne pas se tourner vers un tiers

Le contrôleur URSSAF ne peut pas demander à un tiers de lui communiquer des documents qui concernent l’employeur sans l’avoir au préalable informé. Tel est le cas notamment des pièces que détient un expert comptable (Cour de cassation, 2ème Chambre civile du 20 mars 2008, n°07-12797, BC II n°76).

Moment de la transmission de documents

La situation de l’URSSAF

Le contrôleur URSSAF peut solliciter de l’employeur la production de documents supplémentaires avant l’envoi de la lettre d’observations (laquelle clôture les opérations de contrôle) si l’employeur n’a pas présenté les justificatifs nécessaires permettant de réaliser ce contrôle (Cour de cassation, 2ème Chambre civile du 13 février 2014, n°13-14132, BC II n°47).

A l’inverse, l’inspecteur URSSAF ne peut pas se fonder sur des documents réclamés à l’employeur après la lettre d’observations sans justifier que ces employeur n’a pas présenté les documents nécessaires au contrôle.

La situation de l’employeur

L’employeur, pour sa part, n’est pas enfermé par un délai de transmission avant la lettre d’observations.

Aucun texte ne lui interdit de présenter de nouvelles pièces justificatives devant les tribunaux lorsqu’il conteste en justice le redressement qui a suivi le contrôle qu’il a subi (Cour de cassation, Chambre sociale du 17 juin 1999, n°96-19176, BC V n°292).

La question relative aux documents dématérialisés

Utilisation du matériel de l’entreprise par l’URSSAF

Lorsque les documents et informations demandés par le contrôleur URSSAF sont tenus et conservés par des moyens informatiques leur contrôle peut être opéré en ayant recours au matériel informatique utilisé par l’employeur, sous réserve de son consentement (Code de la sécurité sociale, article R. 243-59-1, al. 1).

Opposition de l’employeur : que faut-il faire ?

L’employeur peut s’opposer à cette exploitation directe de l’inspecteur URSSAF. Il doit alors lui confirmer par écrit et mettre à sa disposition les copies des documents, des données et des traitements nécessaires au contrôle URSSAF. L’employeur devra faire ces copies sur un support informatique répondant aux normes définies par le contrôleur URSSAF. Ces copies lui seront restituées.

En pratique, l’employeur peut faire faire les copies informatiques par le prestataire de service gérant les payes de l’entreprise. Pour ce faire, il doit préciser toutes les informations nécessaires aux modalités de réalisation de ces copies ainsi que le détails de réalisation.

L’employeur à l’action

L’employeur peut demander à effectuer lui-même tout ou partie des traitements automatisés nécessaires au contrôle. Dans ce cas, l’inspecteur URSSAF lui indique par écrit les traitements à réaliser et les délais pour le faire (Code de la sécurité sociale, article R.243-59-1, alinéa 2).

Conseil d’ordre pratique

En pratique, l’employeur n’a pas d’intérêt à refuser l’accès direct au représentant de l’URSSAF. L’URSSAF pourrait interpréter la non-conformité des copies à ses indications comme constituant un cas d’ouverture d’une taxation forfaitaire. Par ailleurs, la charge que constitue la réalisation des copies conformes aux indications de l’inspecteur URSSAF ne doit pas être sous-estimée.

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