Notre méthodologie

641 Paie-RH a mis en place une méthodologie de travail éprouvée permettant de structurer avec clarté chaque étape de travail. Chaque phase vous sera expliquée afin que vous puissiez connaître l’ensemble des processus mis en œuvre.

Préparation de vos documents de paie en vue de l’audit

La première étape est la phase de préparation de l’externalisation. Préparer le dossier de paie, que vous remettrez à votre conseiller 641 Paie-RH, consistera à rassembler et organiser l’ensemble de vos informations et de vos documents de paie. La remise de ces éléments est indispensable car elle permettra l’audit de votre dossier.

Il sera essentiel de nous communiquer la liste des interlocuteurs disponibles, dédiés à la paie ou responsables du dossier : gérant, directeur d’agence, gestionnaire de paie, comptable…

Une première rencontre physique ou téléphonique avec un de nos responsables de paie permettra d’analyser vos premières attentes et de nous remettre les éléments suivants :

  • Votre dossier de paie au format de l’application de gestion utilisée par votre entreprise ou par votre actuel prestataire (format Sage Coala, Sage Paie, Ciel Paie, Ebp Paie…),
  • Votre fichier DADS-U sous format du système de gestion utilisé par votre entreprise ou par votre prestataire,
  • Les copies des derniers bordereaux de l’URSSAF, des caisses de Retraites et de Prévoyance, de la Mutuelle et de la Taxe sur les salaires,
  • La copie des contrats en vigueur : Retraite, Retraite complémentaire, Prévoyance et Mutuelle,
  • Les copies ou la (les) notification(s) du taux d’accident du travail pour l’année « n »,
  • Les copies des douze bulletins de salaire des 12 derniers mois traités,
  • Les dossiers individuels de chaque employé, la mise à jour des compteurs de congés payés de chaque salarié par période de référence,
  • La copie des requêtes en exonération : contrats d’apprentissage, contrats de qualification, etc.
  • La liste des Opérations Diverses (OD) de paie afin d’établir les écritures comptables de paie (numéro et intitulé des comptes généraux),
  • La liste des sections analytiques et la ventilation des salariés par section,
  • Votre numéro de Convention Collective Nationale (CCN),
  • Effectif de la DADS en date de fin des 2 exercices précédents.

L’ensemble de ces documents peuvent nous être remis en mains propres ou envoyés par courriel sous format « .pdf ».

 Établissement de l’offre personnalisée de prestation

La construction de l’offre personnalisée de prestation est élaborée sur la base de l’audit des éléments mis à notre disposition. Nous réalisons ainsi l’étude de votre environnement législatif et conventionnel ainsi que l’analyse des usages et pratiques de votre organisation.

L’offre de collaboration est transmise, sous 48 heures, avec un contrat de prestation détaillé.

Un second rendez-vous physique ou téléphonique est fixé afin de vous éclairer sur tous les points de l’offre de prestation ainsi que sur le contenu du contrat de collaboration. Le processus de travail, l’organisation, la planification de la reprise seront détaillés élément par élément.

Votre conseiller restera également à votre disposition à tout instant pour répondre à toute nouvelle interrogation.

Mise en production de votre dossier de paie

Cette étape consiste à préparer la mise en ligne de votre dossier de paie. Selon le volume, l’état de vos paies et la complexité de votre dossier, cette phase est finalisée en moyenne sous 1 à 4 semaines.

L’ensemble du dossier est paramétré après une analyse approfondie de l’état des paies. Cette phase permet en effet de détecter des écarts et des anomalies par rapport aux obligations légales, réglementaires et conventionnelles. A ce stade, nous effectuons l’ensemble des corrections nécessaires afin de fiabiliser votre dossier.

Afin de mettre en place une communication fluide, un rapport synthétique concernant l’état de vos paies vous est transmis. Vous avez également la possibilité, à tout instant, de nous transmettre vos notes ou remarques.

La finalisation des paramétrages de votre dossier est réalisé sur la base de tests et de simulations. Une sortie d’essai nous permet, en effet, de comparer nos résultats avec vos anciennes fiches de paie notamment lors de la reprise des données en cours d’année.

Une fois cette étape validée, votre gestionnaire de paie accède à la phase d’ouverture de votre espace dédié.

Démarrage du service

L’activation de votre espace collaboratif déclenche la transmission des codes d’accès dans votre boite mail. L’interface aura été préalablement préparée et répondra à vos attentes concernant la gestion des utilisateurs et des droits d’accès.

La connexion à votre espace collaboratif ne nécessite aucune configuration technique ou matérielle spécifique. Il suffit, en effet, de disposer d’un ordinateur sous environnement Windows ou Mac, d’un navigateur Internet récent (Mozilla Firefox, Internet Explorer, Safari…) et d’une liaison Internet.

Votre conseiller 641 Paie-RH vous contactera afin d’organiser une formation à distance des utilisateurs de l’espace collaboratif et du module de saisie des variables. Ce module mis à votre disposition bénéficie d’une ergonomie permettant une prise en main aisée. Lors de son utilisation, notre équipe technique restera, bien entendu, toujours à votre disposition pour vous guider en cas de difficulté.

L’accès à l’espace collaboratif est confidentiel, il est exclusivement réservé aux collaborateurs mentionnés dans un document qui nous aura été préalablement transmis. Toute modification, ajout ou suppression d’utilisateur devra s’effectuer via une requête écrite, cachetée et signée. Vos salariés ne disposeront à aucun instant de l’accès à l’espace dédié.

L’espace collaboratif contient un module permettant la saisie des variables de paie et une interface assurant la réception de tous les documents : fiches de paie, déclarations, attestations, ordres de virement, etc. A noter que nous pouvons également assurer l’envoi des documents directement aux organismes concernés.

Communication des variables de paie

La saisie des variables de paie s’effectue chaque mois. Les variables de paie sont composées des mouvements de personnel (entrées et sorties de personnel), des heures supplémentaires, des primes, des commissions, des avantages en nature, des congés payés, des congés maladie, des congés de formation.

Ces données sont déposées par vos soins chaque mois sur votre espace dédié. La saisie des variables de paie permet de procéder au traitement et à la production de vos bulletins de paie.

Dépôt des documents sur votre espace collaboratif

Les fiches de paie et les différentes déclarations, une fois produites et contrôlées  sont mis à disposition dans votre espace collaboratif. Cet espace entièrement sécurisé garantie une parfaite confidentialité de vos informations.

Les fiches de paie sont établies par un gestionnaire de paie et font l’objet d’une seconde vérification par le responsable de paie rattaché à votre dossier.

L’intégralité des éléments de paie fait l’objet de sauvegardes permanentes sur nos serveurs. La sauvegarde est redondée sur plusieurs sites vous garantissant ainsi une sécurité complète.

Un suivi régulier de votre dossier

Votre gestionnaire de paie et/ou le responsable de paie dédié à votre dossier organiseront régulièrement avec vous des réunions, des points d’information, des bilans synthétiques.

Ces rendez-vous téléphoniques ou in situ permettront d’assurer un suivi qualitatif de nos prestations et de rester à l’écoute de vos besoins. Le rythme des réunions est fixé d’un commun accord avec votre gestionnaire de paie qui restera votre interlocuteur privilégié.