Audit de la paie

Qu’est ce qu’un audit de la paie ?

A l’heure actuelle, plus de 70% des entreprises contrôlées par l’URSSAF ont fait l’objet de régularisations liées à une non-conformité des paies…

L’audit est ainsi avant tout un diagnostic du degré de conformité des paies. Son objectif est de s’assurer que l’intégralité des calculs de paie est effectué dans le strict respect de la législation du travail et des dispositions sociales et fiscales. L’audit de paie permet également de contrôler que les salariés et les organismes sociaux ont bien été réglés dans les délais légaux.

Le contrôle de conformité de la paie nécessite une forte expertise technique et une parfaite connaissance des enjeux et des particularités de l’entreprise. Afin de procéder au travail d’audit, un échantillon des fiches de paie sera prélevé et étudié. Le contrôle portera en effet sur un panel représentatif de bulletins de paie ; cet échantillon sera ainsi composé de profils variés placés dans tous les événements de la gestion des ressources humaines.

L’audit a pour objectif de mettre en exergue les écarts de pratique avec les règles de paies. Il permettra ainsi de dresser la liste des actions rectificatives et permettra de réduire les anomalies en évitant d’éventuels risques de contentieux.

L’audit de la paie est organisé en plusieurs points de travail et d’analyse :

  • Étude de l’organisation  de l’entreprise et de ses objectifs,
  • Analyse des documents et liste des interlocuteurs,
  • Contrôle détaillé de toutes les rubriques de paie par familles de rubriques : éléments fixes de paie, gestion des absences, cotisations et contributions sociales, éléments non soumis aux cotisations, paies des contrats particuliers, paies spécifiques, solde de tout compte, calcul et paiement des charges sociales, déclaration de fin d’année, DSN…
  • Contrôle du règlement des salaires dans les délais légaux,
  • Contrôle de cohérence des bases de cotisation et vérification du paiement des charges aux organismes sociaux dans les délais impartis,
  • Contrôle de la comptabilisation de la paie.

Les bénéfices de l’audit de paie

La difficulté et la multiplicité des textes dans le domaine de la paie ne laissent pas toujours le temps au gestionnaires de paie d’intégrer tous les changements et les évolutions requises.

Si des corrections ou des vérifications ne sont pas réalisées ponctuellement, les risques sont nombreux : fiches de paie erronées, non-respect des dispositions légales, cotisations trop élevées, dysfonctionnement du service de gestion des paies dans son ensemble…

En étant au fait de ces évolutions légales et réglementaires, il est possible d’améliorer pertinemment la gestion des paies, le calcul des rémunérations et des charges sociales. D’autres optimisations peuvent être mises en œuvre au niveau du traitement des indemnités journalières, de l’optimisation du budget formation, des ajustements de charges sociales ou du calcul des allègements de charges sociales…

Des économies importantes pour l’employeur seront alors générées par ces améliorations. Le retours sur investissement est en effet en moyenne 5 fois supérieur au budget de l’audit de paie.

Déroulement de l’audit de paie

Notre processus de travail inhérent à l’audit des paies s’organise en fonction de 4 grands axes :

Définition du périmètre de la mission

Cette première étape est axée sur la collecte des documents de paie : textes juridiques, bible et bulletins de paie, DADS, BRC, Convention d’entreprise, accords d’entreprise… L’ensemble de ces éléments nous permettra de constituer le référentiel d’intervention.

Cette collecte d’informations est étayée par des entretiens réalisés avec le ou les gestionnaire(s) de paie, le responsable de paie, le ou les responsable(s) RH.

Le recoupement de l’ensemble des éléments permettra de pointer les dysfonctionnements latents et de mettre à jour des pratiques douteuses voir non conformes aux dispositions en vigueur.

Réalisation de l’audit

L’audit de paie est organisée au sein de votre entreprise ou au sein même de nos locaux. Cette étape est centrée sur l’étude détaillée des fiches de paie et sur l’intégralité des éléments collectés lors de la définition du périmètre.

L’objectif est de vérifier la conformité de ces documents avec la législation en vigueur. L’analyse portera sur un périmètre de taille variée  ou sur des points précis de la paie.

Élaboration du rapport

Le rapport est un support écrit dont l’objectif est de détailler les pratiques présentes au sein de l’entreprise, leurs limites et les actions correctives à mettre en œuvre. Le rapport d’audit abordera les thèmes suivants :

  • le rappel des règles de droit,
  • l’état des pratiques dans l’entreprise,
  • l’écart entre les usages de l’entreprise et les règles légales et conventionnelles,
  • les actions correctives à mettre en œuvre et leur planification.

Présentation globale et actions correctives

Une présentation globale sera effectuée lors d’une réunion. Un plan d’action vous sera proposé avec les préconisations permettant de corriger les incohérences et de les remplacer par de bonnes pratiques.

La mise en œuvre des actions correctives entrainera d’importants changements dans les habitudes de travail de vos collaborateurs et dans les procédures existantes. Il sera nécessaire de mettre en place une communication efficace auprès de l’ensemble des équipes et de former, le cas échéant, l’ensemble du personnel concerné par la paie.