Établissement des bulletins de paie

La production et la mise à disposition des bulletins de paie sont fixées dans le contrat de services dès l’initiation des relations contractuelles entre les parties.

La prise en charge des bulletins de paie

La gestion des bulletins de paie est assurée par un gestionnaire de paie dédié à votre dossier. Vos bulletins sont produits et font l’objet d’une double vérification ; ils sont en effet contrôlés conjointement par le gestionnaire et par le responsable de paie. A l’issue des contrôles, les fiches de paies et les documents annexes sont mis à disposition dans votre espace dédié.

La mise à disposition des bulletins de paie

Les bulletins de paie sont mis à disposition via une interface sécurisée et personnalisée. Ils sont conservés et archivés automatiquement dans cet espace dédié, nos clients peuvent ainsi à tout instant consulter ou récupérer des éléments de tout type.

En complément de leur parfaite conformité légale, les bulletins de paie peuvent également être personnalisés à votre charte graphique.

Notre système de gestion Paie-RH et votre portail personnalisée sont gérés tous deux par la solution Sage Coala Production Sociale. Cette solution développée par l’éditeur Sage est une référence en matière de stabilité et de qualité de gestion des données sociales.

Focus sur le bulletin de paie : mentions obligatoires et interdites, conditions de remise du bulletins de paie…

Le bulletin de paie doit être remis simultanément au versement du salaire. La fiche de paie doit de surcroît respecter des conditions de forme et de fond, certaines mentions doivent en effet être apposées tandis que d’autres sont interdites. La méconnaissance des dispositions du Code du travail relative à la fiche de paye est puni d’une amende de catégorie 3.

Les mentions obligatoires du bulletins

Les mentions suivantes doivent obligatoirement apparaître sur la fiche de paie :

  • L’employeur avec précisions des éléments de nom, adresse, numéro d’immatriculation, code APE, numéro de Siret…
  • Le salarié avec les détails concernant les noms et prénom, l’emploi occupé, la position dans la classification de la Convention Collective,
  • L’URSSAF ou la MSA (Mutualité Sociale Agricole) auprès desquelles les cotisations sont versées,
  • La Convention Collective applicable à l’entreprise.

Doivent également être mentionnés dans la fiche de paie

  • Les éléments constitutifs de la rémunération brute c’est-à-dire le nombre d’heures travaillées, la quantité d’heures payées au taux normal et les heures majorées en précisant le ou les taux appliqués, les accessoires du salaire soumis à cotisations (prime d’ancienneté, prime de bilan, indemnités de précarité…),
  • La nature et la quantité du forfait pour les employés dont le salaire est calculé sur la base d’un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d’un forfait annuel
    en heures ou en jours,
  • L’ensemble des prélèvements sociaux : CRDS, CSG, cotisations salariales…
  • Les sommes n’étant pas assujetties à cotisations (remboursement de frais professionnels),
  • Le montant de la somme effectivement versé au salarié c’est-à-dire le « net à payer »,
  • La date du paiement du « net à payer »,
  • Éventuellement, les dates de congés payés compris dans la période de paie et le montant de l’indemnité correspondante,
  • Le montant de la prise en charges des frais de transports publics ou des frais de transports personnels.

D’autres mentions obligatoires à ne pas omettre…

La fiche de paie doit également mentionner, sur une ligne distincte, le montant de la réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires ou complémentaires réalisées par le salarié, venant en déduction des retenues opérées au titre des cotisations salariales.

Un autre élément obligatoire doit figurer sur la fiche de paie, il s’agit de la mention relative à la conservation du bulletin, sans limitation de durée, par le salarié.

Cette mention doit être formulée de la manière suivante : « pour vous aider à faire valoir vos droits, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée ».
L’employeur doit, pour sa part, archiver les fiches de paie pendant un délai de 5 ans à compter de leur émission.

Concernant la contrepartie obligatoire de repos : en l’absence de précision conventionnelle contraire, les employés sont informés de la quantité d’heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos portés à leur crédit par un document joint à la fiche de paie. Lorsque ce nombre atteint 7 heures, ce document comporte une mention précisant l’ouverture du droit au repos et l’obligation de le prendre dans une période maximale de deux mois après son ouverture.

Lorsque des salariés d’un atelier, d’un service ou d’une équipe ne travaillant pas selon le même horaire collectif de travail affiché, un document mensuel, dont le double est annexé à la fiche de paie, est produit pour chaque salarié. Ce document comporte les mentions énumérées ci-dessus ainsi que celles prévues par l’article D.3171-12 du Code du travail.

Les mentions interdites du bulletin de paie

Les informations relatives à l’exercice du droit de grève ou à la représentation des salariés sont interdites de mention. Ne doivent en effet être spécifiées sur la fiche de paie que les formulations suivantes :

  • Le non-paiement des heures de grèves doit être présenté sous l’intitulé « absence non rémunérée »,
  • Les heures de délégation sont comprises dans le temps de travail normal.

Le cadre de la remise du bulletin de paie

Le bulletin de paie doit être transmis au salarié lors de chaque versement de rémunération. La remise du bulletin ne doit pas, en effet, être subordonnée à une exigence de signature ou d’émargement. La seule formalité qui peut être demandée par l’employeur est une attestation mentionnant que la somme reçue est bien similaire au montant figurant sur le bulletin.

La remise du bulletin de paie au salarié peut être réalisée en main propre ou par voie postale. il est possible avec l’autorisation du salarié de remettre le bulletin sous forme électronique mais cette transmission dématérialisée doit garantir l’intégrité des données.