Externalisation de la paie

En tant que spécialiste reconnu de l’activité Paie-RH et juridique, nous proposons à nos clients un ensemble de prestations hautement qualifiées permettant de prendre en charge intégralement ou partiellement votre gestion.

Nos services social, RH et juridique sont à disposition des Moyennes et Grandes entreprises (plus de 500 salariés), des Petites et Moyennes entreprise (jusqu’à 500 salariés), des commerçants, associations, professions libérales, artisans…

En assurant un degré élevé de compétences sociales et juridiques actualisées en permanence, nous fiabilisons la conformité de tous les aspects légaux et apportons à nos clients des réponses pertinentes ainsi qu’un accompagnement pérenne dans l’externalisation de leurs paies. En nous confiant votre gestion sociale, vous supprimerez définitivement les risques d’erreur, de conflits sociaux et vous mettrez en œuvre une véritable stratégie « qualité ».

Par le biais de l’externalisation, nos équipes pourrons vous apporter de nombreux bénéfices parmi lesquels :

  • La capacité de prévoir les coûts et d’assurer la linéarité de vos dépenses sans effet de seuil,
  • La flexibilité et le bénéfice d’un cadre sécurisant,
  • La qualité de vote politique sociale,
  • La possibilité de vous recentrer sur votre cœur de métier.

Notre expertise Paie-RH : une offre sur-mesure

Nos champs d’intervention sont multi-conventionnelles : du secteur de l’industrie jusqu’aux activités de services…

  • Société du secteur de l’Industrie : Bâtiment, Métallurgie, Habillement et textile, Paysagiste, Imprimerie, Sérigraphie…
  • Entreprise relevant du Commerce : Hôtellerie et restauration, Restauration rapide, Automobile, Import/Export, Fleuriste, Coiffure, Boulangerie et pâtisserie, Parfumerie et esthétisme, Sport, Bijouterie…
  • Société de Services : Prestataires de services, Services à la personne, Professions libérales, Commerce, Travail temporaire, Tourisme, Formation, Informatique, Publicité et communication, Production de films, Sécurité, Prévention et sécurité…

Nous vous accompagnons dans le cadre de prestations globales ou à la carte et prenons en charge, selon vos attentes, l’établissement des fiches de paies, les procédures administratives légales jusqu’à l’accompagnement juridique.

Un accompagnement global et pérenne

Nous mettons à votre disposition une solution complète vous garantissant sécurité et sérénité. Vous êtes assurés du respect des règles dans un contexte juridique en constant changement. Nous assurons la gestion de tous les paramètres de paie :

  • Nous paramétrons votre plan de paie dans le respect de vos particularités de gestion sociale,
  • Vous transmettez mensuellement, via un portail sécurisé, les éléments variables à votre interlocuteur dédié : congés, absences (par courriel ou sur votre espace client), primes exceptionnelles…,
  • Vous recevez, dans un délai convenu contractuellement, vos bulletins de paie,
  • L’ensemble des documents de paie (bordereaux de cotisation, contrat de travail…) vous est adressé directement ou est envoyé aux services administratifs concernés.

Un portail pour gérer vos paies en ligne

Vous externalisez vos paies en conservant à tout moment l’accès à toutes les informations ou données dont vous avez besoin.

Notre espace client (liaison Web sécurisée et personnalisée) vous permettra de simplifier le transfert de données. Vos paies sont disponibles en direct et peuvent être imprimées à tout instant.

Du conseil à l’audit : un accompagnement social et juridique complet

Pour être certain de vos décisions en matière sociale, nos équipes d’experts vous transmettent de précieuses informations. L’embauche, le licenciement, etc., constituent des éléments qui engagent votre entreprise et votre activité.

Nous sommes présents pour vous aider à prendre les bonnes décisions et vérifier que vos pratiques sociales sont parfaitement conformes aux dispositions en vigueur.

Focus sur l’externalisation de la paie

La gestion de la paie est complexe par nature. L’activité de gestion de la paie est en effet un domaine exigeant qui impose, outre des compétences et de l’expérience, une veille permanente des bases d’informations conventionnelles, réglementaires, légales et jurisprudentielle.

Bien que particulièrement exigeante, l’internalisation de la paie n’en reste pas moins une fonction de gestion administrative à faible valeur ajoutée pour l’entreprise.

Le retours sur investissement d’une gestion internalisée n’est donc pas toujours assuré avec certitude. C’est la raison pour laquelle de nombreuses entreprises se tournent vers l’externalisation. A l’heure actuelle, les services d’externalisation de la paie font de plus en plus d’adeptes en France. D’après une récente enquête, près de 80% des entreprises se disent en effet favorables à l’externalisation de leur activité Paie-RH.

Quelles sont les raisons à l’origine de la démarche d’externalisation de la gestion paie et des ressources humaines ?

Externalisation de la paie associée à l’expertise sociale et juridique

L’une des principales raisons au choix d’externaliser la paie est liée aux compétences et au niveau d’expertise des acteurs de l’entreprise.

Le personnel dédié à la gestion de la paie au sein de l’entreprise ne dispose pas toujours des compétences requises pour trancher sur des décisions à caractère juridique. Le gestionnaire de paie n’est pas un expert juridique et dès lors, les risques d’erreur dans l’interprétation de certaines situations sont élevés. Les conséquences résultant d’une mauvaise prise de décision sont nombreuses et connues : conseil des Prud’hommes, contrôle URSSAF et redressements, conflits sociaux…

Les collaborateurs de l’entreprise traitant la production des paies ne sont pas non plus des experts en mises à jour réglementaires et législatives. Ces derniers ne disposent d’ailleurs pas toujours de l’accès à des bases d’informations sociales leur permettant d’assurer une véritable veille. De même, ne disposent-ils pas toujours du temps nécessaire pour assurer cette veille sociale d’autant plus que leurs fonctions sont souvent polyvalentes : gestion de l’administratif, gestion comptable… Ainsi 80% des bulletins de paie produits sont erronés ou faux.

Enfin, il n’est pas exclu que le gestionnaire de paie en place quitte l’entreprise et dans une telle situation, il est parfois compliqué de recruter rapidement pour assurer une continuité de service. Cette perte de compétences est difficilement prévisible pour l’entreprise et entraîne rapidement de l’instabilité dans le fonctionnement global des services.

Le recours à des professionnels de la paie et des ressources humaines apporte une solide garantie de compétences et permet d’assurer la fiabilité des paies, des décisions liées à la gestion sociale.

Un prestataire spécialisé apporte en effet une expertise juridique allant bien au-delà de la simple production des bulletins de paie. L’externalisation garantie également une pérennité de services en éliminant totalement le risque de perte de compétences.

Externalisation de la paie et maîtrise des coûts

Le second motif expliquant l’externalisation de la paie est la maîtrise des coûts de fonctionnement des services.

En période de crise, la réduction des coûts est un enjeu majeur pour les entreprises. Contrairement au mode d’achat traditionnel de licences informatiques (Sage Paie, Cegid Paie, Ebp Paie, Ciel Paie, Pégase…), aucun investissement n’est requis. L’externalisation permet d’acheter, de louer des services et de ne pas valoriser d’immobilisations.

L’externalisation apporte ainsi une réponse pertinente à la recherche d’économies et de rationalisation des coûts dans la fonction Paie-RH. Économiquement, il est communément admis que l’économie de coûts réalisée soit d’environ 20%.

Il convient également de remarquer que la réalisation d’économies d’échelle conduit à repenser l’organisation interne de l’entreprise et la conduit très souvent vers une démarche « qualité ».

L’externalisation, pour quels types d’entreprises ?

L’externalisation de la paie s’adresse à toutes les catégories d’entreprises.

Externalisation de la paie pour les petites et moyennes entreprises

Cependant, selon leur typologie, les buts recherchés diffèrent. Ainsi pour les petites et moyennes entreprises (jusqu’à 500 personnes), la principale motivation est la recherche de compétences. Ces entreprises sont confrontées à une situation où un unique collaborateur assure la gestion de la paie. Au départ de ce collaborateur, elles doivent gérer la rupture de compétences et le recours à l’externalisation leur permet de maintenir un fonctionnement serein.

Externalisation de la paie pour les moyennes et grandes entreprises

Pour les grandes entreprises, l’objectif de l’externalisation est purement économique. Ces structures sont en effet confrontées à des problématiques d’évolution d’effectifs, d’intégration de personnels d’autres sociétés et l’externalisation permet de variabiliser les coûts sans effet de seuil. Lorsqu’une société est en phase de développement, la stratégie la plus pertinente reste donc l’externalisation.

Comment bien cadrer son projet d’externalisation ?

Afin d’être mené avec efficacité, un projet d’externalisation doit reposer sur trois fondements :

Externalisation de la gestion sociale-RH et phase de réflexion

Le premier point essentiel est le temps alloué à la prise de décision. La démarche d’externalisation s’inscrit sur le long terme et implique une prise de décision réfléchi d’autant plus qu’en règle générale la durée d’un contrat est de 3 à 5 ans.

Externalisation de la Paie-RH et accompagnement au transfert de connaissances

Le second élément est le bon déroulement du transfert de compétences et de connaissances. L’entreprise doit en effet transmettre à son prestataire l’ensemble des accords d’entreprise. D’autres éléments complémentaires tels que l’indication de la convention collective, l’historique des paies doivent être fournis à la société d’externalisation. La réussite du projet d’externalisation nécessite ainsi, de la part de l’entreprise souhaitant externaliser, une implication dans la phase de mise en place. Cette étape est essentielle et déterminera de la réussite du projet.

Externalisation de la paie et organisation des relations

Le troisième point repose sur l’organisation des relations entre les différentes parties : organisations de réunions mensuelles, objectifs et indications fixés…

Un contrat d’externalisation clairement défini

La prestation d’externalisation doit être assurée avant tout par un prestataire spécialisé dans les domaines de la paie est des RH.

Le contrat d’externalisation à pour objet de détailler avec précision l’ensemble des prestations assurées. Doivent être clairement mentionnés la répartition des responsabilité de chaque partie, des indicateurs de qualité, l’indexation des coûts et les conditions d’arrêt du contrat.

Contrat d’externalisation de la paie et répartition des tâches

La gestion de la paie ne se limite pas à la production des fiches de paie. S’ajoutent également l’ensemble des déclarations prises en charge par le prestataire ainsi que leur contrôle et leur émission.

Le contrat d’externalisation doit présenter en détail les responsabilités assurées par chaque partie.

Pour toutes les manipulations inhérentes à la production de la paie, aux déclarations fiscales et sociales, notamment la DSN, un tableau récapitulatif est indispensable. Celui- ci doit mentionner qui du prestataire ou du client prend en charge la production ainsi que le contrôle, la validation des déclarations et, le cas échéant, qui intervient dans l’envoi et le transfert des documents.

Contrat d’externalisation de la paie et mention du coût

Le coût de la prestation d’externalisation est composé de deux éléments. Le contrat d’externalisation doit détailler le montant du forfait de mise en œuvre et d’autre part, le coût récurrent mensuel par salarié.

Cette tarification récurrente comprend la licence, les maintenances applicative, légale, conventionnelle et les prestations de services sur-mesure.

Afin de garantir une qualité d’exécution optimale, le client peut demander la mise en œuvre d’indices de qualité. Ce système permet ainsi en cas de retard dans le livraison des paies, des déclarations ou en cas d’anomalies, d’ouvrir une négociation temporaire sur le coût récurrent.

Contrat d’externalisation de la paie et suivi

L’externalisation doit être traitée en mode « projet ». Une réunion mensuelle avec le gestionnaire de paie en charge du dossier, permet de suivre le planning du mois précédent et d’établir celui du mois suivant.

Ces réunions permettent également de contrôler les indicateurs défini dans le contrat.

L’arrêt du contrat d’externalisation

Le contrat d’externalisation doit détailler les conditions de sortie du contrat en cas de changement de prestataire. Le client reste propriétaire de ses données ; il sera également nécessaire de préciser la fourniture de la base de données au format demandé par le client et le coût précis de cette dernière prestation.

Des clauses complémentaires à préciser dans le contrat d’externalisation

En cas de difficultés (bugs informatiques, anomalies, indisponibilité temporaire de l’application…) ou de demande particulière du client, le contrat doit répondre à plusieurs interrogations : Quelle est le délai de réponse du prestataire ? Qui intervient ? Quelles sont les procédures d’escalade et le délai de mise en œuvre d’une solution ?

L’ensemble des ces informations doit être annexé au contrat.

Quelles garanties ?

Le premier engagement de la société d’externalisation est d’ordre qualitatif.

Cet engagement de résultant doit être détaillé contractuellement. Le contrat doit donc donc définir avec clarté les obligations de chaque partie.

La stratégie d’externalisation n’est pas synonyme de décharge de responsabilité par le donneur d’ordre. L’entreprise est en effet tenue à une obligation générale de coopération ; cette obligation de coopération se traduit par exemple :

  • par la communication de ses règles de paies et de gestion sociale,
  • par la mise à disposition et la formation d’interlocuteurs compétents au sein de l’entreprise…

Le second engagement est un objectif d’amélioration constant des services rendus. Cet engagement sera détaillé dans une convention de services ; la convention de service permettra de définir le rôle de chacun et de déterminer des indicateurs de qualité. Le contrat de services fournira à l’entreprise des indicateurs clefs permettant de mesurer la qualité de l’ensemble des prestations réalisées.

Le contrat est donc un véritable outil de pilotage permettant de maintenir un haut niveau de qualité de services.