Télétravail et frais professionnels

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Salarié en télétravail

Le salarié en télétravail engendre des frais pour l’employeur en terme d’équipement par exemple. Ces coûts peuvent être pris en charge au titre des frais professionnels. Retours sur la gestion paie de ce mode de travail bien spécifique…

Télétravail : définition

Principe de base

Le télétravail désigne une forme d’organisation du travail dans laquelle un travail qui aurait pu être exécuté dans les locaux de l’employeur est effectué par un salarié hors de ces locaux, de façon « régulière » et volontaire, en utilisant les techniques de l’information et de la communication (Code du travail, article L.1222-9).

Coexistence de deux normes

Le télétravail relève à la fois :

  • du Code du travail dont les dispositions s’imposent à tous les employeurs,
  • de l’accord national interprofessionnel (ANI) du 19 juillet 2005 obligatoire pour les employeurs relevant du secteur professionnel représenté par les organisations patronales signataires (Medef, CGPME, UPA) (ANI du 19 juillet 2005, étendu par arrêté du 30 mai 2006, JO du 9 juin).

Ce que n’est pas le télétravail…

Le télétravailleur n’est pas un travailleur à domicile, sauf détermination d’un nouveau statut et modification du contrat.

Les mêmes droits et les mêmes avantages

Les télétravailleurs bénéficient des mêmes droits et avantages légaux et conventionnels que ceux applicables aux salariés en situation comparable travaillant dans les locaux de l’entreprise.

Cette obligation est formulée plus généralement dans le Code du travail puisque l’employeur est tenu à l’égard du salarié en télétravail à « ses obligations de droit commun vis à vis de ses salariés » (Code du travail, article L.1222-10).

Les frais à prendre en charge

Coûts pris en charge selon la loi

L’employeur est tenu à l’égard du salarié en télétravail de prendre en charge tous les coûts découlant directement de l’exercice du télétravail, notamment le coût des matériels, logiciels, abonnements, communication et outils ainsi que de la maintenance de ceux-ci.

Prise en charge vue par l’ANI

Sous réserve, lorsque le télétravail s’exerce à domicile de la conformité des installations électriques et des lieux de travail, l’employeur fournit, installe et entretient les équipements nécessaires au travail.

Si le salarié utilise son propre équipement, l’employeur en assure l’adaptation et l’entretien.

Dans tous les cas, l’employeur doit prendre en charge les coûts engendrés par le télétravail (communications, services d’appui techniques, etc.). Cette définition est sensiblement la même que la définition légale de prise en charge des coûts.

Frais de transport

L’employeur peut prendre en charge au titre des frais de déplacement le coût des trajets effectués occasionnellement ou régulièrement pour se rendre au siège de l’entreprise.

C’est même une obligation si l’on s’en tient à une jurisprudence sur les salariés dont le contrat prévoit un travail à domicile, ayant admis que les déplacements d’un salarié pour se rendre dans le cadre de son activité au siège de l’entreprise constituent des déplacements professionnels que l’employeur doit prendre en charge (Cour de cassation, Chambre sociale du 14 septembre 2005, n°03-40180 D).

Exonération des frais professionnels

Sur justificatifs

La réglementation sur les frais professionnels pose le principe d’une exonération sur justificatifs (arrêté du 20 décembre 2007, article 6 modifié par arrêté du 25 juillet 2005).

Ainsi les frais engagés dans le cadre du télétravail sont considérés comme des charges de caractère spécial inhérentes à la fonction ou à l’emploi, sous réserve que les remboursements effectués par l’employeur soient justifiés par la réalité des dépenses professionnelles supportées par le travailleur salarié ou assimilé.

Ces frais se répartissent e trois catégories :

  • les frais liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage professionnel, fixes (par exemple, le montant du loyer ou la valeur locative brute au prorata de la superficie affectée à l’usage professionnel) et variables (par exemple, chauffage, la climatisation, l’électricité),
  • les frais liés à l’adaptation d’un local spécifique (par exemple, frais d’installations de prises téléphoniques ou électriques),
  • les frais de matériel informatique, de connexion et de fournitures diverses (par exemple, imprimante, ordinateur portable, modem, etc.).

L’administration a dressé un tableau des modalités d’évaluation des frais considérés comme des frais professionnels.

Lorsque l’utilisation de technologies mobiles appartenant au salarié est réputée à usage exclusivement personnel, l’employeur ne peut prétendre à l’exonération des remboursements de frais professionnels engagés par le salarié utilisant son propre matériel.

Indemnité forfaitaire mensuelle

L’employeur peut verser une indemnité forfaitaire mensuelle au salarié. Toutefois, si la valeur de remboursement ne peut pas être justifié, cette indemnité peut être considérée comme un complément de salaire soumis à cotisations sociales. Pour parer à toute contestation, l’employeur peut procéder à des remboursements réels sur justificatifs collectés chaque mois auprès du salarié.

Recours au télétravail en cas de circonstances exceptionnelles

En cas de circonstances exceptionnelles, notamment de menace d’épidémie, ou en cas de force majeure, l’employeur peut temporairement recourir au télétravail. Cette mise en œuvre est considérée comme un aménagement du poste de travail rendu nécessaire pour permettre la continuité de l’activité de l’entreprise et garantir la protection des salariés (Code du travail, article L.1222-11).

Frais de connexion Internet (Box formule illimitée)

Précision par rescrit fiscal

Concernant la prise en charge en exonération au titre des frais professionnels d’abonnements internet de type « box formule illimitée » dont les salariés disposent déjà à titre personnel, une précision a été apportée.

En cas de télétravail, les frais d’abonnement téléphonique et Internet sont remboursables sur présentation de justificatifs. Si l’employeur ne peut pas justifier le temps de connexion consacrée à la réalisation de travaux professionnels, il est admis, par tolérance, qu’il puisse appliquer la règle prévue pour les frais professionnels liés à l’utilisation des outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (NTIC) : la part professionnelle est déterminée d’après la déclaration faite par le salarié évaluant le nombre d’heures à usage strictement professionnel, dans la limite de 50% de l’usage total.

En conséquence, pour les abonnements de type « box formule illimitée » dont les salariés disposent déjà à titre personnel :

  • si l’employeur peut justifier de façon certaine du nombre d’heures de connexion consacré à l’exercice  de leur activité professionnelle par ses salariés en situation de télétravail, la prise en charge par ses soins du coût de l’abonnement au prorata du temps de connexion lié à l’usage professionnel peut être exclue des assiettes sociales, quel que soit ce temps professionnel,
  • si l’évaluation ne reprise que sur la déclaration des salariés, elle ne peut être retenue en franchise de charges sociales que dans la limite maximale de 50% du montant du nombre d’heures d’usage local.

Portée

Cette précision résulte d’un rescrit visant une situation de pandémie grippale. Un raisonnement analogue pourrait s’appliquer à toute situation exceptionnelle, voire même au télétravail « régulier ». Les employeurs souhaitant sécuriser leur pratique peuvent saisir leur URSSAF dans le cadre d’un rescrit.

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